Timesheet Karyawan: Pengertian dan Cara Membuatnya

Timesheet adalah catatan jam kerja karyawan untuk satu periode, biasanya per minggu atau per bulan. Isinya menunjukkan kapan karyawan mulai dan selesai bekerja setiap hari, berapa lama istirahat, berapa jam kerja yang dihasilkan, dan berapa jam lembur. Bagi tim HRD, timesheet menjadi dasar untuk meninjau kehadiran, menghitung upah lembur, dan menyiapkan penggajian.

Artikel ini menjelaskan pengertian timesheet, isi yang perlu dicatat, contoh timesheet mingguan, dan cara membuatnya agar sesuai dengan aturan jam kerja dan lembur yang berlaku per Oktober 2026. Untuk laporan kehadiran secara umum, baca juga laporan absensi karyawan dan audit trail.

Ringkasan

Hal pokok tentang timesheet karyawan:

• Timesheet berbeda dengan absensi. Absensi mencatat kehadiran, seperti jam masuk dan jam pulang. Timesheet merangkum catatan itu menjadi jam kerja, jam lembur, dan keterangan cuti atau izin untuk satu periode, lalu ditinjau dan disetujui atasan.
• Ada dua jenis yang umum. Timesheet kehadiran mencatat jam kerja harian karyawan. Timesheet proyek mencatat berapa jam yang dipakai untuk setiap proyek, klien, atau tugas, dan banyak dipakai oleh konsultan, agensi, serta tim yang menagih klien per jam.
• Acuan jam kerja. Pasal 21 ayat (2) PP 35/2021 menetapkan 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja. Ketentuan ini tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu, dan jam kerja di perusahaan diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
• Lembur harus tercatat. Menurut Pasal 28 PP 35/2021, lembur memerlukan perintah pengusaha dan persetujuan karyawan secara tertulis dan/atau melalui media digital. Pengusaha juga membuat daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama karyawan dan lama lemburnya.
• Batas lembur. Lembur pada hari kerja paling lama 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, tidak termasuk lembur pada hari istirahat mingguan atau hari libur resmi.

DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026. Sampai naskah resminya diundangkan dan berlaku, aturan di atas masih menjadi acuan. Artikel ini akan diperbarui saat aturan baru berlaku.

Tantangan yang Dihadapi

Timesheet terlihat sederhana, tetapi masalahnya sering muncul saat rekap akhir periode:

1. Diisi belakangan. Karyawan mengisi jam kerja seminggu sekaligus dari ingatan, sehingga jam masuk dan pulang hanya perkiraan.
2. Tidak cocok dengan absensi. Timesheet dibuat di spreadsheet terpisah, sehingga jamnya bisa berbeda dengan catatan absensi.
3. Lembur bercampur dengan jam kerja biasa. Tanpa kolom terpisah, HRD sulit membedakan jam lembur di hari kerja, lembur di hari istirahat, dan kelebihan jam yang tidak pernah diperintahkan.
4. Persetujuan lembur tersebar di chat. Saat menghitung upah lembur, HRD harus mencari bukti persetujuan di pesan pribadi.
5. Istirahat dan cuti tidak ditandai. Total jam menjadi keliru jika waktu istirahat ikut terhitung atau hari cuti terbaca sebagai hari tidak masuk.
6. Rumus spreadsheet mudah rusak. Satu rumus yang tertimpa membuat total jam seluruh tim salah, dan kesalahannya baru ketahuan saat penggajian.

Checklist Praktis

Timesheet kehadiran yang lengkap memuat kolom berikut:

• Nama atau nomor induk karyawan, jabatan, dan departemen.
• Periode timesheet, misalnya satu minggu atau satu bulan.
• Tanggal, hari, dan jenis hari: hari kerja, hari istirahat mingguan, atau hari libur resmi.
• Jadwal atau shift yang berlaku pada hari itu.
• Jam masuk, jam pulang, dan lama istirahat.
• Total jam kerja setelah dikurangi istirahat.
• Jam lembur, dipisahkan antara lembur di hari kerja dan di hari istirahat atau libur.
• Bukti persetujuan lembur, misalnya nomor atau tanggal pengajuan.
• Keterangan cuti, izin, atau sakit.
• Untuk timesheet proyek: nama proyek, klien, atau tugas beserta jamnya.
• Nama atasan yang menyetujui dan tanggal persetujuan.

Contoh Timesheet Karyawan

Contoh ilustrasi berikut adalah timesheet mingguan seorang karyawan dengan sistem 5 hari kerja, jadwal Senin sampai Jumat pukul 08.00 sampai 17.00, dan istirahat 1 jam.

Dari timesheet ini, HRD dapat langsung menghitung upah lembur. Misalkan upah pokok dan tunjangan tetap karyawan Rp5.190.000 per bulan, sehingga upah sejam adalah Rp5.190.000 dibagi 173, yaitu Rp30.000:

• Selasa, 2 jam di hari kerja: jam pertama 1,5 × Rp30.000 = Rp45.000, jam kedua 2 × Rp30.000 = Rp60.000, sehingga totalnya Rp105.000.
• Sabtu, 3 jam di hari istirahat (sistem 5 hari kerja): 3 × 2 × Rp30.000 = Rp180.000.
• Total upah lembur minggu ini: Rp285.000.

Gunakan kalkulator lembur untuk menghitung tarif lain, misalnya sistem 6 hari kerja atau lembur lebih dari 8 jam di hari libur.

Alur Kerja yang Disarankan

1. Tetapkan aturan jam kerja. Tentukan sistem 5 atau 6 hari kerja, jadwal atau shift, lama istirahat, dan periode timesheet, lalu tuangkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
2. Catat jam saat terjadi. Jam masuk dan pulang sebaiknya tercatat saat karyawan datang dan pulang, bukan diisi di akhir minggu.
3. Setujui lembur sebelum dikerjakan. Atasan memberi perintah dan karyawan menyetujui lembur secara tertulis atau digital, lalu jam lembur dicatat terpisah dari jam kerja biasa.
4. Tandai cuti, izin, sakit, dan hari libur. Dengan begitu hari tanpa jam kerja tidak terbaca sebagai ketidakhadiran.
5. Tinjau di akhir periode. Atasan memeriksa timesheet timnya. Jika ada koreksi, catat apa yang diubah dan alasannya.
6. Rekap untuk penggajian. HRD menjumlahkan jam kerja, memisahkan jam lembur menurut jenis hari, lalu menghitung upah lembur.
7. Simpan arsip. Riwayat lembur di timesheet dapat menjadi dasar daftar pelaksanaan kerja lembur yang harus dibuat pengusaha.

Perbandingan Cara Kerja

Timesheet yang dibangun dari data kehadiran mengurangi pekerjaan mengetik ulang, dan setiap angka di dalamnya dapat ditelusuri asalnya.

Bagaimana OmahKu HRIS Membantu

OmahKu HRIS menyediakan data yang dibutuhkan untuk timesheet kehadiran dalam satu platform:

• Absensi GPS dan geofence, sehingga jam masuk dan pulang tercatat saat karyawan clock-in dan clock-out.
• Shift dan jadwal kerja, sebagai acuan jam kerja setiap karyawan.
• Pengajuan dan penugasan lembur melalui persetujuan, sehingga setiap jam lembur punya bukti persetujuan.
• Pengajuan cuti dan izin melalui approval workflow, sehingga hari cuti tercatat di periode yang sama.
• Pemantauan kehadiran untuk melihat keterlambatan, kekurangan jam, clock-out yang terlewat, dan grace period.
• Laporan kehadiran, cuti, dan lembur beserta audit trail untuk rekap akhir periode.

Untuk alur persetujuan lembur yang lebih rinci, baca cara mengelola lembur karyawan dengan persetujuan.

Langkah Memulai

1. Tentukan jenis timesheet yang dibutuhkan: timesheet kehadiran, timesheet proyek, atau keduanya.
2. Pastikan sistem hari kerja, jadwal, dan aturan istirahat sudah tertulis.
3. Siapkan template dengan kolom dari checklist di atas.
4. Tetapkan siapa yang menyetujui lembur dan koreksi timesheet.
5. Uji satu periode, lalu cocokkan hasil rekap dengan data penggajian.

Jika Anda ingin melihat cara OmahKu HRIS mencatat kehadiran, shift, cuti, dan lembur untuk rekap timesheet, hubungi tim kami melalui kontak.