Cuti Tahunan Karyawan: Aturan dan Cara Mengelolanya

Cuti tahunan adalah hak karyawan yang paling sering ditanyakan ke tim HRD: kapan mulai berlaku, berapa hari, apakah sisa cuti hangus, dan apa yang terjadi pada sisa cuti saat karyawan keluar. Jawaban atas pertanyaan ini sebagian ditentukan undang-undang dan sebagian lagi oleh aturan perusahaan sendiri.

Artikel ini merangkum aturan cuti tahunan yang berlaku per Oktober 2026 dan cara mengelolanya agar saldo cuti setiap karyawan selalu jelas. Untuk alur pengajuan dan persetujuan cuti sehari-hari, baca juga alur pengajuan cuti karyawan yang tertata.

Ringkasan

Pokok aturan cuti tahunan di Indonesia:

• Minimal 12 hari kerja. Karyawan berhak atas cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus. Ketentuan ini ada di Pasal 79 UU Ketenagakerjaan sebagaimana diubah oleh UU 6/2023 tentang Cipta Kerja.
• Tetap dibayar penuh. Karyawan yang menjalani cuti tahunan tetap berhak atas upah penuh.
• Detailnya diatur perusahaan. Pelaksanaan cuti tahunan, termasuk cara pengajuan, kapan sisa cuti gugur, dan apakah sisa cuti bisa dibawa ke periode berikutnya, diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
• Sisa cuti saat PHK. Cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur termasuk uang penggantian hak saat terjadi pemutusan hubungan kerja, sesuai Pasal 40 ayat (4) PP 35/2021.
• Istirahat panjang bersifat opsional. Perusahaan tertentu dapat memberikan istirahat panjang, dan pelaksanaannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026. Sampai naskah resminya diundangkan dan berlaku, aturan di atas masih menjadi acuan. Artikel ini akan diperbarui saat aturan baru berlaku.

Tantangan yang Dihadapi

Masalah cuti tahunan di perusahaan jarang muncul dari undang-undangnya, melainkan dari pencatatannya:

1. Tanggal mulai hak cuti tidak tercatat. Hak cuti muncul setelah 12 bulan bekerja terus-menerus, tetapi tanggal masuk karyawan tersimpan di berkas yang berbeda dengan catatan cuti.
2. Saldo cuti dihitung manual. Saldo dicatat di spreadsheet dan diperbarui setiap kali ada pengajuan. Satu pengajuan yang terlewat membuat saldo karyawan berbeda dengan catatan HRD.
3. Aturan sisa cuti tidak tertulis. Karyawan tidak tahu apakah sisa cuti hangus di akhir periode atau bisa dibawa ke tahun berikutnya, sehingga muncul perselisihan menjelang akhir tahun.
4. Persetujuan tersebar di chat. Atasan menyetujui cuti lewat pesan pribadi, sehingga HRD sulit memastikan cuti mana yang sudah disetujui.
5. Perhitungan saat karyawan keluar. Saat terjadi PHK, HRD perlu tahu berapa sisa cuti yang belum diambil dan belum gugur. Tanpa riwayat yang rapi, angka ini sulit dipertanggungjawabkan.

Checklist Praktis

Gunakan checklist ini untuk menata kebijakan dan pencatatan cuti tahunan:

• Tanggal mulai bekerja setiap karyawan tercatat di profil karyawan.
• Kebijakan tertulis menyebut jumlah hari cuti tahunan, yang tidak boleh kurang dari 12 hari kerja.
• Kebijakan menjelaskan kapan sisa cuti gugur dan apakah sisa cuti dapat dibawa ke periode berikutnya.
• Cara mengajukan cuti, batas waktu pengajuan, dan siapa yang menyetujui sudah jelas.
• Saldo cuti diperbarui setiap kali cuti disetujui, bukan direkap di akhir bulan.
• Karyawan dapat melihat saldo cutinya sendiri.
• Riwayat pengajuan dan persetujuan cuti tersimpan dan dapat diperiksa.
• Saat karyawan keluar, sisa cuti yang belum diambil dan belum gugur dihitung sebagai bagian dari uang penggantian hak bila terjadi PHK.

Alur Kerja yang Disarankan

1. Tulis kebijakan cuti. Masukkan jumlah hari cuti, aturan sisa cuti, cara pengajuan, dan alur persetujuan ke dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
2. Catat tanggal mulai bekerja. Dari tanggal ini, HRD tahu kapan setiap karyawan mulai berhak atas cuti tahunan.
3. Tetapkan saldo awal. Saat hak cuti muncul, catat saldo cuti tahunan karyawan sesuai kebijakan.
4. Ajukan dan setujui melalui satu alur. Karyawan mengajukan cuti, atasan menyetujui atau menolak, dan keputusan tercatat bersama tanggalnya.
5. Perbarui saldo secara otomatis atau segera. Setiap cuti yang disetujui langsung mengurangi saldo, sehingga karyawan dan HRD melihat angka yang sama.
6. Tinjau menjelang akhir periode. Ingatkan karyawan yang masih punya sisa cuti, terutama jika kebijakan perusahaan menetapkan sisa cuti gugur.
7. Tutup dengan rapi saat karyawan keluar. Periksa sisa cuti yang belum diambil dan belum gugur sebagai bagian dari perhitungan hak karyawan.

Contoh ilustrasi: seorang karyawan mulai bekerja pada 1 Maret 2025. Hak cuti tahunannya muncul pada 1 Maret 2026, dan perusahaannya memberikan 12 hari kerja. Sampai September 2026 ia mengambil 7 hari, sehingga sisa saldonya 5 hari. Peraturan perusahaan menyebut sisa cuti dapat dipakai sampai 31 Agustus 2027. Jika hubungan kerja berakhir karena PHK pada Desember 2026 dan saldo masih 5 hari, sisa itu termasuk uang penggantian hak.

Perbandingan Cara Kerja

Undang-undang hanya menetapkan batas minimum. Sebagian besar perselisihan soal cuti justru muncul dari kebijakan yang tidak tertulis dan saldo yang tidak tercatat rapi.

Bagaimana OmahKu HRIS Membantu

OmahKu HRIS membantu tim HRD menjalankan kebijakan cuti dengan data yang terpusat:

• Pengajuan cuti dan izin melalui approval workflow, sehingga setiap persetujuan tercatat.
• Saldo cuti yang dapat dipantau, sehingga karyawan dan HRD melihat angka yang sama.
• Profil karyawan untuk menyimpan data karyawan di satu tempat.
• Laporan kehadiran, cuti, dan lembur beserta audit trail untuk meninjau riwayat kapan saja.
• Absensi GPS dan geofence serta pengaturan shift dalam platform yang sama.

Untuk lembur, gunakan juga kalkulator lembur untuk memperkirakan upah lembur sesuai PP 35/2021.

Langkah Memulai

1. Periksa apakah kebijakan cuti perusahaan sudah tertulis dan memberikan minimal 12 hari kerja.
2. Pastikan aturan sisa cuti, yaitu gugur atau dapat dibawa, dijelaskan dengan jelas.
3. Kumpulkan tanggal mulai bekerja dan saldo cuti setiap karyawan saat ini.
4. Pindahkan pengajuan dan persetujuan cuti ke satu alur yang tercatat.
5. Tinjau sisa cuti karyawan beberapa bulan sebelum akhir periode.

Jika Anda ingin melihat cara OmahKu HRIS mengelola cuti, saldo, dan persetujuan, hubungi tim kami melalui kontak.